Login to your account

Username *
Password *
Remember Me

Evaluación de la conformidad de manera remota

RESUMEN
En el funcionamiento habitual de las industrias, las auditorías y las inspecciones son necesarias para cumplir con los requerimientos de calidad, seguridad y confiabilidad exigidos por los entes regulatorios y los usuarios finales.

La metodología tradicional utilizada por los Organismos de evaluación de la conformidad acreditados y por los equipos de atestación de pruebas para aceptación de productos, se ha caracterizado principalmente por evaluaciones técnicas presenciales. Pese a ello y tras las exigencias del mundo actual, se ha ido dando mayor cabida a las nuevas tecnologías de la información y las comunicaciones, para permitir que los esquemas con poca flexibilidad optimicen las evaluaciones técnicas, haciéndolas más efectivas, mientras salvaguardan la integridad de los procesos de evaluación.

PALABRAS CLAVES
Acreditación, auditoría, ensayo, evaluación, inspección, Organismo Evaluador de la Conformidad (OEC), proceso, producto, prueba.

INTRODUCCIÓN

La humanidad día a día se encuentra en constante evolución. Los avances tecnológicos, en pro de facilitar las labores de los seres humanos son una realidad que avanza a pasos agigantados. Hoy sin esperarlo, el mundo está viviendo un proceso de cambio debido a la situación que ha generado el COVID-19. Es allí, donde estas innovaciones y desarrollos entran a jugar un papel importante en la lucha contra la mitigación de dicho virus, la preservación de la salud y en el mantenimiento de la economía global.

La industria eléctrica no es ajena a este escenario, y mientras otros sectores económicos se dedican a construir nuevos modelos de vida bajo entornos inusuales, esta debe continuar con la responsabilidad de velar por la seguridad, la calidad y confiabilidad de los productos eléctricos y de los servicios de energía, aun con todas las limitaciones y restricciones vigentes por la propagación del virus.

Algunas de las actividades que responden a dicha responsabilidad del sector eléctrico, son la evaluación de la conformidad y la recepción y aceptación técnica de productos a través de pruebas en fábrica, las cuales deben volcarse también a la transformación digital y tecnológica para responder a las exigencias del mundo actual. Si bien las evaluaciones remotas ya se vienen implementando indirectamente desde hace varios años (a través de actividades como el análisis de fallas de equipos e instalaciones eléctricas mediante fotografías, videos, etc.), en la actualidad estas no son una alternativa muy utilizada. Es por esto que, decidimos en el presente artículo brindar una orientación sobre el desarrollo de la evaluación de la conformidad de manera remota, apoyados en los criterios de la bibliografía disponible y de los referentes normativos aplicables como los derivados de la ISO/IEC 17000.

Finalmente, es importante aclarar que a lo largo de este artículo se utilizará el término evaluación remota, el cual hará alusión a las siguientes actividades: auditorías en sistemas de gestión, certificación de productos, inspección de instalaciones, atestación de pruebas FAT (Factory Acceptance Test) y ensayos de laboratorio.

EVALUACIONES TÉCNICAS REMOTAS PARA LA EVALUACIÓN DE LA CONFORMIDAD

La evaluación de la conformidad, es una demostración de que se cumplen los requisitos especificados, relativos a un producto, proceso, sistema, persona u Organismo [1]. Este ejercicio integra actividades tales como: acreditación, certificación, pruebas o ensayos de laboratorio, inspección, calibración, entre otros.

Ahora bien, de acuerdo con lo estipulado en los estándares ISO/IEC, las evaluaciones pueden realizarse en el sitio, de forma remota o como una combinación, haciendo énfasis en que la metodología implementada esté adecuadamente equilibrada. Sin dejar de lado el análisis de la viabilidad de las actividades de auditoría remota, la cual puede depender de varios factores tales como el nivel de riesgo para lograr los objetivos, el nivel de confianza entre el auditor y el personal del auditado y los requisitos reglamentarios [2].

Con lo anterior y manteniendo los principios de confidencialidad e imparcialidad y estableciendo niveles de confianza suficientes para las partes involucradas, los Organismos de evaluación de la conformidad o el área de inspección y pruebas en fábrica tienen la posibilidad de realizar evaluaciones remotas de bajo riesgo, logrando mayor oportunidad en sus tiempos de respuesta y anular las dificultades que se presentan por cuestiones de accesibilidad, restricciones de desplazamiento, disponibilidad del personal, etc.; actividades que en la actualidad ya vienen ejecutando Organismos como IAF y ONAC.

¿Cuándo aplican las evaluaciones remotas?
De acuerdo con lo establecido en la Guía IAF ID 12:2015, las evaluaciones remotas son recomendables cuando:

1. La ubicación específica no es razonable (es decir, por razones de seguridad, salubridad, restricciones de viaje, etc.), razón por la cual este tipo de evaluaciones están tomando fuera con la situación actual frente al COVID-19.
2. Hay cambios inevitables en la programación (problemas personales, cambios en las prioridades comerciales, etc.).
3. El número de sitios a evaluar es difícil de cumplir por completo dentro del marco de tiempo disponible.
4. El ente evaluador, tiene un historial comprobado de conformidad en la ubicación de la evaluación remota.
5. El nivel de riesgo de la evaluación es poco preocupante.
6. Una actividad o actividades planificadas para la evaluación en sitio no puedan completarse y extender la evaluación en sitio no es la solución más viable.
7. Por condiciones técnicas la asistencia presencial no sea factible.

Las evaluaciones remotas pueden ser menos favorables en los siguientes casos:

1. Cuando el evaluado tenga antecedentes de incumplimiento de los requisitos que se están evaluando.
2. Como primera evaluación, ampliación o cambio significativo del alcance de la evaluación.
3. Cuando nunca se ha realizado una evaluación en sitio o hace un período prolongado de tiempo que no se hace.
4. Cuando en la etapa de planificación, no se tiene toda la evidencia necesaria para garantizar el correcto desarrollo de las actividades.

¿Cómo se desarrollan las evaluaciones remotas?


Conservando los mismos principios de una auditoría, inspección o evaluación técnica presencial, es importante tener en cuenta que las metodologías remotas no pretenden acudir a procedimientos menos completos que los utilizados en sitio, por el contrario, busca complementarlos, igualarlos o incluso mejorarlos. En búsqueda de mantener la confianza en los procesos, las evaluaciones remotas deben mantener alineadas con el ciclo PHVA. A continuación, se describe cada etapa de este:

Planear (P): Esta etapa debe ser desarrollada de la misma manera que una evaluación presencial, donde se plantean objetivos, alcance (procesos a evaluar), criterios, métodos, responsabilidades, recursos y riesgos. Aquí a diferencia de las evaluaciones en sitio, se debe hacer especial énfasis en la revisión de las tecnologías de la información y las comunicaciones disponibles, así como en la coordinación de la ubicación virtual (herramientas colaborativas de conexión tales como GoToWebinar, GoToMeeting, Zoom, Skype, Teams, entre otras), las fechas, el horario, la duración prevista de las actividades y las condiciones contractuales adicionales que le apliquen.

Nota: Es importante mencionar que la duración de una evaluación remota puede diferir de la de evaluación en sitio dependiendo de los aspectos que se planifiquen.

Hacer (H): Antes de desarrollar las evaluaciones remotas, es pertinente hacer una etapa de revisión documental, donde el evaluador solicita al responsable del proceso la documentación asociada a los requisitos a evaluar, los cuales podrán ser remitidos al evaluador mediante correo electrónico, links web de publicación o por el acceso controlado (usuario + contraseña) a un software de gestión.

Durante la ejecución, se debe hacer uso de un canal de comunicación en tiempo real, donde se entrevista al personal, y así validar la información que fue revisada y analizada previamente. Terminado el ejercicio, se realiza la respectiva reunión de cierre, donde el personal evaluador informa los hallazgos encontrados durante la evaluación. Dichas evidencias son remitidas por correo electrónico, a través de la nube u otro medio, para que posterior a la aprobación del evaluado, sean plasmados en el informe, documento donde se asientan los hallazgos, conclusiones y recomendaciones.

Verificar (V): Finalmente se realiza el seguimiento de la evaluación remota, en donde se comunican los resultados de esta.

Actuar (A): En caso de presentarse hallazgos catalogados como no conformidades, entre las partes, se debe dar gestión a las mismas; en este punto, el evaluado debe presentar su plan de acción a través de los mismos medios de comunicación, para su posterior revisión y aprobación por parte del evaluador. Ahora, en caso de requerirse una evaluación complementaria, esta debe ser informada durante la reunión de cierre de la evaluación, para que se programe la misma y se defina la metodología a utilizar.

En síntesis, una evaluación remota está alineada con el proceso estándar de una evaluación en sito, con la diferencia que en vez de estar presente físicamente, se hace uso de las tecnologías de comunicación para verificar las evidencias objetivas.

Recomendaciones durante la realización de evaluaciones remotas
Con el fin de asegurar el correcto desarrollo de las evaluaciones remotas, a continuación se exponen algunas recomendaciones a tener en cuenta:

1. Asegurarse de que se estén utilizando los protocolos de acceso remoto acordados, incluidos los dispositivos, el software, etc.
2. El evaluador deberá contar con la habilidad y la destreza tecnológica necesaria para el uso correcto de las herramientas de comunicación.
3. Si se requiere tomar un screenshot o captura de pantalla, se debe solicitar permiso al evaluado, para garantizar la confidencialidad y seguridad.
4. En caso de presentarse problemas para acceder, se debe llegar a un acuerdo sobre si es conveniente interrumpir, reprogramar o continuar la evaluación.
5. Garantizar que los planes de contingencia estén disponibles y sean comunicados de antemano (por ejemplo, uso de una tecnología alternativa).
6. Realizar la evaluación en un lugar libre de ruido e interrupciones.
7. Revisar la compatibilidad de la plataforma que van a usar las partes.
8. Las participantes deben hacer su mejor esfuerzo para confirmar lo que se dijo y escuchó a lo largo de la evaluación por lo que se sugiere que se grabe todo en el video.
9. El personal que realice la actividad debe narrar lo que están haciendo y por qué. También es importante que el personal técnico esté disponible para discusiones con el evaluador y para atender consultas durante la grabación.

Si se trata de pruebas y ensayos de laboratorio, se debe garantizar que:

1. Los métodos de ensayo se pacten y se validen previamente entre las partes.
2. Los instrumentos de prueba cuenten con las características técnicas exigidas por el método de ensayo.
3. Todos los dispositivos de prueba y medición tengan la precisión requerida, estén en correcto funcionamiento y se encuentren debidamente calibrados por un Organismo acreditado en ISO/IEC 17025.
4. Los registros diligenciados contengan la información suficiente para identificar la muestra, las condiciones ambientales, los resultados, las desviaciones, y los datos del personal que ejecuta los ensayos y otra información relevante para asegurar la trazabilidad del proceso.
5. Las muestras de prueba utilizadas deben estar debidamente identificadas [3].
6. El área donde se ejecutan las pruebas, se encuentre separada eficazmente de áreas vecinas donde se desarrollen actividades no compatibles con las pruebas a realizar.
7. Los detalles del plan de prueba y de su respectivo montaje, deberán discutirse y acordarse antes de comenzar la misma.
8. Tanto el personal que realice los ensayos como el que los evalúa, sea competente y calificado para llevar a cabo las pruebas.
9. Antes de comenzar la prueba, se tenga registro fotográfico detallado de la configuración de la prueba para su revisión y aprobación, o preferiblemente visualizar en tiempo real usando una cámara de video.
10. La aceptación de las pruebas atestadas y los datos relacionados, serán determinados por el personal evaluador.
11. En caso de realizar las pruebas en tiempo real, es fundamental verificar que la transmisión en vivo sea lo suficientemente clara tanto en el audio como en el video.

BENEFICIOS DE LAS EVALUACIONES REMOTAS

Dentro de las múltiples ventajas que se tienen con las evaluaciones remotas, cabe destacar las siguientes:

1. Las herramientas tecnológicas proporcionan flexibilidad mientras se conserva la objetividad y la calidad.
2. El uso de las metodologías remotas se traduce en menores costos y menos dedicación de tiempo de las personas involucradas (logística de traslado y transporte).
3. Auditorías, inspecciones y evaluaciones más rápidas con una recopilación más eficiente de la información.
4. Los tiempos muertos que se presentan durante las evaluaciones, pueden ser aprovechados en otras actividades tales como la revisión de evidencias y la consolidación de los hallazgos.

RIESGOS Y OPORTUNIDADES EN LAS EVALUACIONES REMOTAS

Como en cualquier ámbito, en este tipo de evaluaciones también existen riesgos y oportunidades que, si se identifican a tiempo no deberían ser una limitante. A continuación, mencionamos algunos de esos riesgos:

Riesgos asociados a los recursos:

1. Deficiente velocidad del sistema operativo de los equipos.
2. Incertidumbre de la conectividad e indisponibilidad de la información en tiempo real.
3. Indisponibilidad de la Infraestructura tecnológica (servidores, computadoras, redes, etc.)
4. Interferencias e interrupciones en la señal por ruidos externos.
5. Carencia de protocolos de seguridad cibernética y de la información.
6. Indisponibilidad de herramientas de comunicación multimedia (streaming).
7. Carencia de planos/diagramas de planta de las ubicaciones remotas como referencia o para asignar información electrónica.

Riesgos asociados a la planificación:

1. Subestimación de las limitaciones de la comunicación virtual.
2. Falta de verificaciones técnicas antes de la evaluación para resolver cuestiones técnicas.
3. Carencia de protocolos efectivos de seguridad, vacíos en las políticas de disponibilidad, confidencialidad e integridad de la información.
4. Desconocimiento por parte del evaluador del medio de almacenamiento o infraestructura tecnológica del evaluado.
5. Definición incorrecta del tiempo para realizar las actividades.

Riesgos asociados a la implementación:

1. Fallas en los protocolos de acceso remoto acordados, incluyendo los dispositivos, software, etc.
2. Incumplimiento de los acuerdos de confidencialidad de la información [4].

Algunas oportunidades de mejora que pueden considerarse son:

1. Optimizar los protocolos de seguridad de la información, incluso estableciendo políticas que protejan a todo nivel la confidencialidad e integridad de la información.
2. Realizar solo las sesiones online que sean estrictamente necesarias.
3. Mejorar las habilidades y la destreza tecnológica del personal involucrado.
4. Evaluar y cerrar las brechas del personal competente, con el fin de afianzar cada vez más el manejo de esta metodología dentro del marco regulatorio existente.
5. Diseñar estrategias adicionales a las que se pueda acudir en caso de que se presenten dificultades con el plan inicial o con la infraestructura tecnológica y de comunicación instalada.

PRUEBAS Y ENSAYOS REMOTOS

Gracias a la rápida expansión de la infraestructura y las aplicaciones de las TIC, como la creación de software, nuevas patentes de protocolos remotos de comunicación, dispositivos de realidad virtual, entre otros, han ido evolucionado para crear entornos virtuales cada vez más realistas y sofisticados, lo que ha contribuido a generar nuevas prácticas no solo en el campo del mantenimiento, monitoreo y pruebas en línea de sistemas eléctricos, sino también en las pruebas y ensayos de laboratorio aplicadas a los equipos eléctricos.

Los laboratorios pueden estar equipados con dispositivos e instrumentos que puedan controlarse remotamente mientras se observan los datos en tiempo real a través de la red.

A continuación resumimos las ventajas y desventajas de la metodología presencial, virtual y remota para la realización de pruebas y ensayos de laboratorio:

Tabla 1. Comparación entre las ventajas y desventajas de las metodologías presencial, virtual y remota para ensayos de laboratorio [5]

Las situaciones más comunes que requieren que los ensayos se realicen en un lugar diferente al laboratorio son:

1. Cuando el fabricante o comercializador demuestra tener la capacidad en términos de personal, infraestructura y equipos para realizar una parte o todas las pruebas exigidas por la normas incluidas en el alcance de la evaluación.
2. Cuando el tamaño del producto destinado a la prueba es demasiado grande para desplazarlo y manipularlo.
3. Cuando el producto forma parte y debe probarse en conjunto con la instalación ubicada en el sitio del usuario final.

Nota: Las pruebas y ensayos de laboratorio remotas deben realizarse con el mismo rigor que los realizados de manera presencial.

EXPERIENCIAS Y CASOS DE ÉXITO DE EVALUACIONES REMOTAS

Actualmente se tienen registros de grandes referentes del sector eléctrico, que han incursionado en las evaluaciones remotas. A continuación, se presentan algunas de ellas:

1. El Organismo Nacional de Acreditación de Colombia – ONAC, durante esta contingencia ha ido adelantando evaluaciones de acreditación de manera remota a todos los Organismos de Evaluación de la Conformidad (OEC) objeto de su vigilancia, siguiendo los lineamientos definidos en los documentos normativos IAF-MD-12, IAF-ID-12 e IAF-ID-3 [6].

2. ABB Suecia en el año 2018, ejecutó pruebas FAT en una de sus filiales en Xiamen China remotamente a celdas de media tensión UniGear ZS3.2, las cuales serían instaladas en pueblo de Bäckefors, en la provincia de Dalsland, en el suroeste de Suecia, Linjemontage [7].

3. La NFPA (National Fire Protection Association), actualmente se encuentra desarrollando la norma técnica NFPA 915, para inspecciones de instalaciones de manera remota, en la cual definen la metodología aplicable a dicha actividad [8].
4. La IECEx (International Electrotechnical Commission System for Certification to Standards Relating to Equipment for Use in Explosive Atmospheres), tiene implementado un esquema de certificación donde se integran las atestaciones remotas, descritos a través de una metodología que se encuentra en la norma técnica IECEx OD 024: 2017 [3].

5. Siemens Transformers México es la primera fábrica de transformadores de potencia del mundo en ofrecer un sistema remoto en vivo para las Pruebas de Aceptación en Fábrica. El cliente puede ver las pruebas desde su propia ubicación. Las cámaras proporcionan video de alta calidad para que la experiencia remota pueda reemplazar una visita a la fábrica para presenciar las pruebas [9].

6. El Laboratorio de Alta Tensión de Powertech, el laboratorio de pruebas más grande de la Costa Oeste de Norteamérica, es capaz de realizar pruebas en distribución y transmisión en todo tipo de equipos, como transformadores, aisladores, interruptores, bujes, cables y accesorios, instrumentación de transformadores y hardware para líneas de transmisión en Alta Tensión. El laboratorio es operado remotamente y está habilitado para el control en línea de la generación, medición y análisis del estado estacionario y los fenómenos transitorios en Alta Tensión [10].

CONCLUSIÓN

Las evaluaciones remotas son una potencial alternativa que, si se realizan bajo las recomendaciones indicadas, pueden llegar a ser muy exitosas, no solo en casos inusuales o eventos de contingencia, sino también como aporte significativo en la transformación de las metodologías tradicionales utilizadas en la evaluación de la conformidad, y en general, en el fortalecimiento las demás actividades del sector eléctrico. 

 

BIBLIOGRAFÍA

[1] ISO/IEC 17000. Conformity assessment - Vocabulary and general principles.
[2] ISO 19011:2018. Guidelines for auditing management systems.
[3] IECEx OD 024. IECEx Rules of Procedure covering testing or witnessing testing at a manufacturer’s’ or user’s or third-party facility.
[4] ISOTools. (11 de marzo de 2020). ISOTools Excellence. Obtenido de https://www.isotools.org/2020/03/11/desarrollo-y-ejecucion-para-llevar-a-cabo-auditorías-virtuales.
[5] Nedic, Zorica & Machotka, J. & Nafalski, A. (2003). Remote laboratories versus virtual and real laboratories. Front. Educ. 1. T3E-1. 10.1109/FIE.2003.1263343.
[6] ONAC. (2020). Organismo Nacional de Acreditación de Colombia. Obtenido de https://site.onac.org.co/medidas-covid19/
[7] ABB. (07 de 05 de 2018). Remote FAT reduces costs and simplifies the lives of our customers. Zurich, Switzerland. Obtenido de https://new.abb.com/news/detail/53467/remote-fat-reduces-costs-and-simplifies-the-lives-of-our-customers.
[8] NFPA. (2020). National Fire Protection Association. NFPA 915. Standard for Remote Inspections. Obtenido de https://www.nfpa.org/codes-and-standards/all-codes-and-standards/list-of-codes-and-standards/detail?code=915
[9] Siemens. (s.f.). Obtenido de https://new.siemens.com/global/en/products/energy/references/live-remote-monitoring-system.html
[10] Powertech Labs. (s.f.). High Voltage. powertechlabs.com, 2-7.

Darío Muñoz Rave:
Ingeniero Electricista egresado de la Universidad de Antioquia. Especializado en especificaciones técnicas de equipos y materiales, dispositivos, herrajes y accesorios para sistemas de distribución.
Se ha desempeñado como auditor Interno de la norma ISO 9000 Y 17025 e Inspector de pruebas y ensayos en fábrica de productos utilizados en los sistemas de distribución de energía, y como experto técnico en sistemas de cable cubierto para Media tensión y de cable aislado para Alta y Extra-Alta Tensión.

Daniel Baena Palacio:
Ingeniero electricista, egresado de la Universidad de Antioquia, con énfasis en la evaluación de la conformidad.
Se ha desempeñado como auditor líder y experto técnico en evaluación de conformidad de productos eléctricos, bajo reglamentos técnicos RETIE, RETILAP y normas técnicas nacionales e internacionales, auditor interno de la norma ISO/IEC 17065 e ISO/IEC 17067, evaluador líder de laboratorios de prueba y ensayo bajo ISO/IEC 17025 y consultor en temas relacionados a su experticia. Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

Alejandra Castañeda López:
Ingeniera y Tecnóloga Electricista, egresada de I.U Pascual Bravo, con énfasis en la estandarización técnica de los componentes de las redes de transmisión y distribución de energía eléctrica.

Se ha desempeñado en el área técnica, como profesional en el marco de la caracterización y especificación técnica de materiales y equipos utilizados en las redes eléctricas, y en el área de proyectos, como analista en temas de emprendimiento e innovación para el sector eléctrico. Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

Valora este artículo
(0 votos)
Modificado por última vez en Viernes, 19 Junio 2020 15:43

Más leidas

Revolución solar en Colombia

Revolución solar en Colombia

Dic 07, 2018 Rate: 4.00

Al bagazo... mucho caso.

Al bagazo... mucho caso.

Feb 05, 2019 Rate: 4.00

Ultima Edición

Tweets

#Colombia lanza convocatoria para nvo plan de #MovilidadElectrica ⚡⚡🚗🚗👇 https://t.co/j1Qv2gQHly #FelizMiercoles #EnergiasRenovables
#CostaRica sigue apoyando la 🚗 #MovilidadElectrica 🚗🚗 con nuevas ofertas autos eléctricos ⚡ ⚡ https://t.co/FxXL1q5xFo #MundoElectrico
RT @XM_SA_ESP: Precio de bolsa nacional, versión TX1, 05 de julio de 2020 -Promedio Aritmético = 154.02$/kWh -Promedio Ponderado =156.9$/kWh
Follow Mundo Eléctrico on Twitter

Nuestras Marcas: